Evaluaciones Tecnológicas.

Una evaluación tecnológica es una revisión de los sistemas de los que dependen las sedes para operar: el sistema telefónico, los circuitos de Internet, los firewalls, los servicios en la nube y los contratos que respaldan todo ello. Abarca todas las sedes y las trata como una sola empresa en lugar de un montón de facturas separadas.

La revisión parte de lo que la empresa necesita, no de un producto, por lo que la respuesta puede ser que la configuración actual está bien.

T Advisors es independiente: ningún proveedor es dueño de ninguna parte de la firma. El cliente no paga ningún honorario por la evaluación. Cuando el cliente elige un nuevo proveedor, el cliente firma directamente con ese proveedor, y el proveedor le paga a T Advisors. Esto se explica al inicio de cada proyecto, y la evaluación aun así puede concluir que no se debe cambiar nada.

La mayoría de las empresas nunca ha realizado este trabajo, y no porque no estuvieran prestando atención. La información realmente existe. Simplemente se encuentra en facturas, bandejas de correo y la memoria de unas pocas personas, repartida en cada oficina, y nadie ha tenido nunca una razón para reunirla en un solo lugar.

Cada nueva oficina, adquisición o equipo remoto suma otro operador, otro contrato y otra factura. Cada uno tuvo sentido en su momento. Al acumular diez años de ellos, ninguna persona puede decir por sí sola cuánto paga la empresa, qué tiene en funcionamiento o dónde está expuesta.

Esa incertidumbre tiene un precio. Una empresa con múltiples sedes suele tener entre tres y cinco veces los proveedores que realmente necesita, y una vez que se eliminan la duplicación y los servicios sin uso, la mayoría recupera entre el diez y el treinta por ciento de lo que gastaba en telecomunicaciones y nube.

El patrón es siempre el mismo. Cada sede contrató su propio servicio de Internet y de telefonía con el primero que tocó a la puerta, los contratos se renuevan automáticamente a precio completo porque nadie da seguimiento a las fechas en todo el portafolio, y una oficina tiene un firewall administrado y autenticación multifactor mientras la siguiente tiene un router doméstico y una contraseña compartida.

Mientras tanto, las líneas de las oficinas cerradas siguen facturándose, las licencias del personal que ya se fue siguen facturándose, y cuando algo falla, la primera hora se dedica a averiguar qué hay realmente instalado. Con la voz, Internet y la nube a cargo de distintos proveedores, cada interrupción se convierte en un intercambio de culpas en el que la empresa hace de árbitro.

El trabajo produce cuatro entregables, redactados para que tanto el equipo de finanzas como el equipo de TI puedan usarlos.

El primero es un inventario completo: un registro único de cada circuito, sistema telefónico, servicio en la nube, firewall y contrato en todas las sedes, con fechas de renovación y responsables. El segundo es un análisis de gasto y contratos que muestra lo que se paga y a quién, y señala los precios minoristas, los servicios duplicados y los contratos que deben consolidarse o renegociarse.

El tercero es un conjunto de hallazgos de riesgo y seguridad, una visión clara de la exposición en todas las sedes y, lo que es más útil, de la brecha entre la sede más sólida y la más débil. El cuarto es una hoja de ruta priorizada: primero las mejoras rápidas y después los proyectos más grandes en secuencia, cada uno con el costo, el ahorro y el esfuerzo esperados.

El proyecto termina con toda la infraestructura en una sola página, una visión clara de dónde están el dinero y el riesgo, y un plan neutral frente a proveedores para corregirlo, con o sin T Advisors para ejecutarlo.